Sikertörténet – Duna Elektronika, az Autonet informatikai partnere

Az autóalkatrészek és ezekkel kapcsolatos szolgáltatások kereskedelmével foglalkozó Autonetnél felismerték: csak akkor tudnak versenyképesek maradni a piacon, ha gyorsabbak és naprakészebbek lesznek a versenytársaiknál. Egy értékesítő nem késlekedhet az ügyfél kiszolgálásában csak azért, mert a szükséges eszközei, dokumentumai az irodában vannak. A helyben, azonnal nyújtott szolgáltatás lenyűgözi az ügyfelet – a többi már tényleg csak a tartalmon múlik.  

Az Autonet ma előrébb jár a mobiltechnológia alkalmazásában, mint sok hazai középvállalat, és saját romániai anyavállalatuk számára is mintául szolgálnak. A Romániában ezernél is több főt foglalkoztató, piacvezető cég a magyarországi tapasztalatok alapján dönt majd a csúcstechnológia egész vállalatcsoportra történő kiterjesztéséről.  

Mire volt szüksége az Autonetnek?  

„Mobilirodára” – válaszolja Felső Attila, az Autonet IT vezetője. „Mi nemcsak alkatrészeket, termékeket értékesítünk, hanem szolgáltatásokat, különböző üzleti megoldásokat is. Az értékesítőink nem cipelhetik a hátukon az irodát, hogy a lehetséges ügyfeleknek mindezt érthetően, látványosan bemutassák. Ezért fordult a figyelmünk először a mobil eszközök irányába. Tableteket, okostelefonokat vásároltunk a munkatársainknak.”  

Ahhoz, hogy ezek az eszközök tényleg hatékonyan szolgálják az üzletszerzést, szükség volt arra, hogy jól kommunikáljanak egymással. „Korábban is Microsoft szoftvereket használtunk, a dolgozóink többségének Windows-telefonja van, ezért nem is volt kérdés, hogy az Office 365-öt választjuk. Egy egységes, azonos felhasználói élményt nyújtó, robosztus rendszert akartunk, sziget-alkalmazások nélkül.”  

Az Autonet ráadásul egy igazi „fullos” csomagot választott: az Office 365 Nagyvállalati E3 konstrukciót. Ez tartalmazza az összes Office szoftvert, amelyhez nagy informatikai teljesítményű, integrált kollaborációs szolgáltatások is járnak.  

„Előre gondolkodtunk. Tudtuk pontosan, hogy a szoftvercsomag minden egyes elemét szeretnénk kihasználni” – indokolt az IT vezető. Komoly tételben vásároltak be: cégcsoportszinten közel 1000 előfizetést vásároltak, ebből Magyarországon egyelőre ötvenen használják a teljes irodai szoftvercsomaggal, a Microsoft vállalati kommunikációs platformjával, a Lync-kel, online levelezéssel és tekintélyes tárhellyel, SharePointtal ellátott előfizetési konstrukciót.  

Hogy pontosan mire is alkalmas az Office 365 a maga teljes funkcionalitásában, azt az Autonet informatikai partnere, a Duna Elektronika mutatta be a vállalatnak. Gondosan feltérképezték az igényeket, aztán – 2014 januárjában indítva a projektet – lépésről-lépésre megtervezték a bevezetést. Ehhez át kellett gondolniuk, miként érdemes átalakítani a meglévő munkafolyamatokat. „Ha már vannak korszerű kollaborációs eszközeink, fontos volt tudatosítani a dolgozóinkban, hogy használják is azokat. Például jóval ritkábban üljenek autóba” – magyarázta Felső Attila. Az új eszközöket és funkciókat – hogy valóban a napi rutin részévé váljanak – meg is kell ismertetni a dolgozókkal. „Nagyon meg voltunk elégedve a Duna Elektronika munkájával. Szakmai segítséget nyújtottak a tervezéshez és kivitelezéshez, jelenleg pedig oktatásokat tartanak a dolgozóink számára.”  

Az Autonet munkatársai azóta a tabletjükben hordják az irodájukat: a fontos dokumentumok, a levelezés a biztonságos felhőben, a kollégáikkal az Outlookba beépülő Lync-en keresztül tartják a kapcsolatot. Leginkább az ügyfeleket keresik meg személyesen, egymást már jóval ritkábban. „Használjuk a technológiát nap mint nap azért, hogy valóban a dolgunkat tehessük az időnk legnagyobb részében” – fogalmazott Felső Attila.  

Az Office 365 ProPlus, a Lync és a OneNote használata egyre elterjedtebb, zajlanak az ezt támogató oktatások. Jelenleg is folyamatban van – a Duna Elektronika hathatós támogatásával – a SharePoint kialakítása, amelynek bevezetését idén kora tavasszal tervezik. Épül a közös dokumentumtár, amelyben a döntés előkészítést segítő dokumentumokat kívánnak elhelyezni, alakul a közös arculat, a sablonok.  

Előnyök

„Idő, pénz, energia – ezekkel tudnám jellemezni az O365 előnyeit” – kezdi Felső Attila. „A legfontosabb ezek közül talán az idő. A mi sikerességünket jelentős részben a gyorsaságunk biztosítja: szégyennek is tartanánk, ha a lassúságunk miatt veszítenénk üzletet.”  

„11 telephelyünk van országszerte, rendszeresen tartunk értekezleteket, amelyeken általában 20-30 kollégánk vesz részt. Az új technológiának köszönhetően rengeteg utazási időt és útiköltséget spórolunk meg. Ennek mérlegelése is szerepet játszott az E3 konstrukció kiválasztásában, hiszen már csak a több százezer forintra rúgó útiköltségen is hamar bejön a szolgáltatás ára” – árulja el Felső Attila.  

Ami pedig az energiát illeti, az szintén pénz. Korábban több százezer eurót felemésztő szerverfarmot tartott fenn a vállalat, amely nemcsak rengeteg energiát fogyasztott, hanem a karbantartása is sokba került. A felhőszolgáltatásokkal ez az óriási teher lekerült az IT válláról. „Fontos szempontnak tartom, hogy nem a mi dolgunk ezt az egyébként tetemes szerverállományt üzemeltetni. Ez nagy nyugalmat, kényelmet biztosít a számunkra. Megnyugtató érzés az is, hogy a Duna Elektronika szakértelme áll a fejlesztés mögött, amelyre szükség esetén most is támaszkodhatunk. Az IT foglalkozhat azzal, ami a dolga: az üzletet támogató szolgáltatásokkal és az innovációval. Mi saját applikációkon dolgozunk, illetve továbbfejlesztjük a vállalatirányítási rendszerünket.”  

Nem ennyire kézzelfogható, de hasonlóan fontos előny, hogy a mobilirodára jellemző, rugalmas munkavégzés egy új szellemiséget is meghonosított az Autonetnél. „Professzionálisabbá vált a munkánk, hozzászoktunk ahhoz, hogy gyorsan reagáljunk az ügyfeleink igényeire. Ez megkülönböztet bennünket a piacon, kiemel bennünket a versenytársaink közül.”